Afspraken met de school

Leg data vast en stel de ouders op de hoogte

Waar je bij de ene school contact hebt met de directeur of een leerkracht, zal bij de anders school de OR verantwoordelijk zijn voor de schoolfotografie. In beide gevallen is het belangrijk om een paar dingen duidelijk af te stemmen. Ten eerste natuurlijk de data. Leg die zo snel mogelijk vast en zorg dat de school hier ook de ouders van op de hoogte stelt.

Maak duidelijke afspraken en leg dit vast

Het komt soms voor dat scholen achteraf nog met verzoeken komen: gratis groepsfoto's voor groep 8 als afscheid, koppenkaarten van alle leerlingen. Spreek van tevoren goed af wat er wel en niet is inbegrepen en leg dit ook vast. Je voorkomt dat er onduidelijkheden ontstaan over wat wel of niet is afgesproken.

Vraag om een leerlinglijst

Vraag de school om ruim van tevoren leerlinglijsten aan te leveren. Deze kun jij dan invoeren in je systeem om op de dag zelf met de app te kunnen werken. Dit is echt een aanrader om te doen. [link] Op deze pagina leggen we meer uit over het werken met de app met leerlinglijst.

Vast aanspreekpunt

Het is fijn als je vanuit school een vast aanspreekpunt hebt waar je alles mee kunt afstemmen. Als je meerdere dagen gaat fotograferen, overleg dan welke groepen op welke dag het beste gefotografeerd kunnen worden. Hou hierbij zoveel mogelijk rekening met de sportlessen, zodat kinderen niet met een oververhit hoofd op de foto komen. Bedenk ook dat het het fijn is om kleuters niet pas aan het einde van de dag te fotograferen omdat ze dan vaak moe zijn en al de hele dag gespannen zijn voor hun ‘fotomoment’.

Ruimte en licht

Geef aan hoeveel ruimte je ongeveer nodig hebt om te fotograferen en overleg waar je dat dan het beste kunt doen. Ben je afhankelijk van natuurlijk licht? Vergewis je er dan van dat de ruimte die je krijgt licht genoeg is. Het kan natuurlijk ook zijn dat je buiten foto's maakt. Zorg dan bij slecht weer voor een plan B.

Communicatie met de ouders

Overleg met school of je een week (of eerder) voordat je komt fotograferen een mailing aan mag leveren die zij naar de ouders verzenden. Hierin kun je informatie geven over de planning (welke groepen zijn welke dag aan de beurt), aangeven in wat voor setting je gaat fotograferen en eventueel nog wat tips geven. Als de school het goed vindt, vergeet dan niet ook een link naar je eigen website op te nemen. Zie de mailing vooral ook als een visitekaartje van jezelf.

Hulpouders

Vraag aan de school om ervoor te zorgen dat er altijd een hulpouder beschikbaar is. Informeer hier kort van tevoren nog eens extra naar om zeker te weten dat het is geregeld. Hulpouders zijn van cruciaal belang om alles soepel te laten verlopen.

Privacy

Vraag de school te communiceren dat de privacy van de kinderen gewaarborgd wordt door het gebruik van persoonlijke inlogkaartjes. Plaats je altijd een aantal foto's op social media? Zorg in gat geval wel dat je hiervoor expliciet toestemming hebt van de ouder van dat kind. Met de aangescherpte privacywetgeving kun je niet meer volstaan met een regeltje onderin de informatie dat de foto's op social media geplaatst kunnen worden en dat ouders als ze hier bezwaar tegen hebben het moeten laten weten.

Verwerkersovereenkomst

Mensen die lid zijn van jouw organisatie zijn over het algemeen zeer betrokken. Via een Merkazine kun je hen nog meer vertellen over je organisatie, maar ook belonen met acties en voordelen. Daarnaast kun je je Merkazine ook voorzien van waardevolle content voor deze doelgroep, waardoor ze nog meer betrokken raken. 

Afleveren inlogkaartjes

Maak duidelijke afspraken over op wat voor termijn je de inlogkaartjes komt brengen. Maak voor jezelf hierin een duidelijke planning. Als je ze eerder komt brengen is het niet erg, maar met later maak je vaak geen goede beurt.

En meer....

Bedenk voor jezelf op wat voor manier jij fotografeert, en wat jij nodig hebt van de school. Je zou voor jezelf een draaiboekje kunnen maken, wat je bij iedere school kunt gebruiken. Dan weet je zeker dat je alles hebt vastgelegd en kom je niet voor verrassingen te staan.