Afspraken met het evenement

Openbaar evenement

Ga ten eerste na of het een openbaar evenement is. Als dat zo is, hoef je in principe geen toestemming te vragen om te fotograferen. Het kan dan altijd wel verstandig zijn om contact op te nemen met het evenement. Misschien kunnen jullie namelijk wel iets voor elkaar betekenen.

Besloten evenement

Als het geen openbaar evenement is, dien je contact op te nemen met de organisatie voordat je foto's gaat maken. Overleg of je foto's mag maken, en geef daarbij duidelijk aan met wat voor doeleinde. Wil je ze alleen verkopen aan de deelnemers, of ga je ze ook aanbieden in de media? Het kan zijn dat een evenement zelf al een fotograaf heeft geregeld en niet op een tweede fotograaf zit te wachten. Respecteer dat. Eventueel kun je wel vragen of je volgend jaar in een vroeg stadium contact op mag nemen om te kijken of je wellicht wat voor hen kunt betekenen.

Vast aanspreekpunt

Ben jij zelf de fotograaf van een besloten evenement, zorg er dan voor dat je een vast aanspreekpunt krijgt. Met deze persoon kun je dan de afspraken maken waar de organisatie graag foto's van wil hebben. Ook is het fijn om voor de dag van het event zelf te kunnen verwijzen naar je contactpersoon mochten er vragen komen over de fotografie.

Gebruik van beelden

Als je de afspraak maakt met de organisatie dat je foto's mag maken om te verkopen en je er ook voor zult zorgen dat zij beelden hebben voor hun eigen uitingen, spreek dan goed af wat zij wel en niet met de beelden mogen doen. Staat er een vergoeding tegenover, en zo ja welke? Mag de organisatie de beelden verspreiden via social media, hoe ga je om met naamsvermelding, mag de organisatie ze beschikbaar stellen voor de media, mogen ze worden gebruikt voor promotiedoeleinden voor bijvoorbeeld een ander evenement? Allemaal zaken die je goed met elkaar moet afstemmen.

Leg vast

Hoe goed je contacten met de organisatie ook zijn, vergeet niet om dingen vast te leggen. Helemaal als je beeld beschikbaar stelt aan de organisatie en jullie daar afspraken over hebben gemaakt. Maar ook over dat jij de beelden ook zelf mag verkopen. Het is fijn als je ergens naar terug kunt verwijzen als er dingen anders gaan dan verwacht.

Promotie

Als je goede contacten hebt met het evenement dan is het verstandig om afspraken te maken over de promotie. Misschien kan het event een verwijzing maken naar jouw website waar je de foto's verkoopt (of naar Oypo als je zelf geen site hebt). Daarnaast kun je eventueel flyers op verschillende plaatsen neerleggen en ook kleding aandoen met daarop je bedrijfsnaam of een website. Denk bijvoorbeeld eens na over een fotohesje. Het ziet er officieel uit, je valt meer op en deelnemers denken al snel dat je bij de organisatie hoort.

Sponsoren

Misschien heeft het event een hoofdsponsor en vinden ze het fijn dat deze op alle foto's terugkomt met een logo. Ook dat kun je voor ze regelen. Je kunt bijvoorbeeld op Oypo binnen je account instellen dat het logo van een sponsor op iedere foto wordt gedrukt.

Verwerkersovereenkomst

Met de komst van de AVG is het verstandig een verwerkersovereenkomst op te stellen met de organisatie van het evenement. Als jij bijvoorbeeld beeld levert voor het evenement kun je aangeven dat de verantwoordelijkheid voor de toestemming ligt bij de organisatie.